難しいお願いを成功させる！ビジネスメール例文集

# 難しいお願いを成功させる！ビジネスメール例文集

ビジネスシーンでは、時に相手に「難しいお願い」をしなければならない場面がありますよね。そんな時、メールの書き方一つで、相手の反応は大きく変わります。
「こんなこと頼んだら迷惑かな…」
「断られたらどうしよう…」
そんな不安を抱えながらメールを作成しているあなたのために、この記事では、難しいお願いを成功させるためのビジネスメールの書き方と、すぐに使える例文集をご紹介します！
この記事を読めば、あなたもきっと、相手に気持ちよく承諾してもらえるメールが書けるようになりますよ！

なぜ「難しいお願い」は成功しにくいのか？心理的障壁を理解する

そもそも、なぜ「難しいお願い」は成功しにくいのでしょうか？
それは、相手に心理的な負担や抵抗感を与えてしまうからです。
ここでは、相手が依頼を断る理由と、心理的な障壁を乗り越えるための考え方について解説します。

依頼を断る理由：時間、リソース、リスク

相手が依頼を断る理由は様々ですが、主なものとしては以下の3つが挙げられます。

時間的な制約: 相手が忙しく、時間的な余裕がない場合。

リソースの不足: 人的リソースや、スキルが不足している場合。

リスク: 依頼内容にリスクが伴う場合、責任を負いたくない。

これらの理由から、相手は「難しいお願い」に対して、無意識のうちに拒否反応を示してしまうのです。

心理的抵抗を減らす：共感、信頼、権威

では、どうすれば相手の心理的な抵抗を減らし、お願いを聞き入れてもらいやすくなるのでしょうか？
重要なのは、以下の3つの要素です。

共感: 相手の状況や気持ちを理解し、共感する姿勢を示す。

信頼: 相手との信頼関係を築き、安心感を与える。

権威: 依頼内容の重要性や必要性を、客観的なデータや実績に基づいて説明する。

これらの要素を意識することで、相手はあなたのお願いに対して、より前向きな姿勢で向き合ってくれるはずです。

Win-Winの関係を築く：相手へのメリットを明確にする

相手に「難しいお願い」を聞き入れてもらうためには、「相手にとってどんなメリットがあるのか」を明確に伝えることが重要です。
人は誰でも、自分にとってメリットがないことには、なかなか動こうとしません。
例えば、

スキルアップの機会になる

新しい人脈が広がる

プロジェクトの成功に貢献できる

感謝される

など、相手にとって魅力的なメリットを提示することで、相手はあなたのお願いを快く承諾してくれる可能性が高まります。

成功率を高める！難しいお願いメールの書き方

相手の心理的な障壁を理解した上で、実際に「難しいお願い」をメールで伝える際の書き方について解説します。
以下のポイントを押さえることで、あなたのメールは相手に響き、お願いを成功に導くことができるでしょう。

件名：一目で内容が伝わる、かつ興味を引く

メールの件名は、相手が最初に目にする部分であり、開封率を左右する重要な要素です。
「難しいお願い」であることを悟られないように、相手の興味を引くような、かつ内容が具体的に伝わる件名を心がけましょう。

例:

「〇〇プロジェクトへのご協力のお願い」

「〇〇に関するご相談：〇〇様のお力添えが必要です」

「【重要】〇〇について緊急のご協力をお願いいたします」

導入：丁寧な挨拶と自己紹介

メールの冒頭では、丁寧な挨拶と自己紹介を心がけましょう。
特に、普段あまり連絡を取らない相手や、社外の人に依頼する場合は、より丁寧に記述することが大切です。

例:

「〇〇様\

いつもお世話になっております。\
株式会社〇〇の〇〇です。」

「〇〇様\

初めてご連絡いたします。\
株式会社〇〇の〇〇と申します。」

依頼内容：具体的に、かつ簡潔に

依頼内容は、具体的に、かつ簡潔に伝えましょう。
相手に誤解を与えないように、5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して記述することが大切です。

例:

「つきましては、〇〇プロジェクトの〇〇について、〇月〇日までに〇〇をお願いできますでしょうか。」

「〇〇の件で、〇〇様にご相談させていただきたい事項がございまして、〇〇についてご教示いただけますでしょうか。」

理由：なぜ相手に依頼する必要があるのか

なぜ相手に依頼する必要があるのか、具体的な理由を伝えましょう。
理由を明確にすることで、相手はあなたのお願いに対して、より納得感を持って向き合ってくれるはずです。

例:

「今回のプロジェクトは、〇〇様のご専門知識が不可欠であり、ぜひお力添えいただきたく存じます。」

「〇〇の件につきましては、〇〇様のご経験が非常に参考になると考え、ご相談させていただきたく存じます。」

メリット：相手にとってのメリットを提示

相手にとってどんなメリットがあるのか、具体的に提示しましょう。
メリットを明確にすることで、相手はあなたのお願いを快く承諾してくれる可能性が高まります。

例:

「今回のプロジェクトにご協力いただくことで、〇〇様のスキルアップに繋がるだけでなく、新しい人脈を広げる機会にもなると考えております。」

「〇〇の件にご協力いただけましたら、〇〇様のご評価向上にも繋がる可能性がございます。」

選択肢：相手に決定権があることを示す

相手に、決定権があることを示すことも重要です。
「〇〇をお願いします」と一方的に依頼するのではなく、「〇〇をお願いできますでしょうか」「〇〇についてご検討いただけますでしょうか」など、相手に選択肢を与えるような表現を心がけましょう。

例:

「〇〇について、ご協力いただけますでしょうか。」

「〇〇について、ご検討いただけますと幸いです。」

期日：明確に伝える

期日は、明確に伝えましょう。
期日を曖昧にしてしまうと、相手はいつまでに対応すれば良いのか分からず、後回しにしてしまう可能性があります。

例:

「〇月〇日までにご回答いただけますでしょうか。」

「〇月〇日までにご対応いただけますと幸いです。」

感謝：協力を得られることへの感謝を伝える

協力を得られることへの感謝の気持ちを伝えましょう。
感謝の気持ちを伝えることで、相手との良好な関係を築き、今後も協力し合える関係を維持することができます。

例:

「ご多忙のところ恐縮ですが、ご協力いただけますと大変助かります。」

「ご検討いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。」

結び：丁寧な挨拶と署名

メールの最後は、丁寧な挨拶と署名で締めくくりましょう。

例:

「今後とも、何卒よろしくお願いいたします。\

株式会社〇〇\
〇〇」

「お忙しいところ大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。\

株式会社〇〇\
〇〇」

シーン別例文集：そのまま使える！難しいお願いメール

ここでは、様々なビジネスシーンで使える「難しいお願い」メールの例文をご紹介します。
これらの例文を参考に、あなたの状況に合わせてアレンジして使ってみてください。

納期短縮のお願い

件名: 〇〇プロジェクト：納期短縮のご協力のお願い

本文:

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

現在進行中の〇〇プロジェクトについて、〇〇の都合により、当初予定していた納期よりも〇日間ほど短縮する必要が生じました。

つきましては、〇〇様にご担当いただいております〇〇の納期を、〇月〇日から〇月〇日に変更していただくことは可能でしょうか。

〇〇様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、今回の納期短縮は、プロジェクト全体の成功に不可欠であり、〇〇様のお力添えがなければ実現できません。

納期短縮にご協力いただけましたら、〇〇様の業務負担を軽減するために、〇〇のサポートをさせていただきます。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
〇〇

予算増額のお願い

件名: 〇〇プロジェクト：予算増額のご相談

本文:

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

現在進行中の〇〇プロジェクトについて、当初想定していたよりも〇〇の費用がかかることが判明いたしました。

つきましては、〇〇様にご承認いただいております予算を、〇〇円から〇〇円に増額していただくことは可能でしょうか。

予算増額の理由は、〇〇であり、詳細につきましては、別途資料をご用意しております。

〇〇様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、今回の予算増額は、プロジェクトの品質を維持するために不可欠であり、〇〇様のご理解とご協力がなければ実現できません。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
〇〇

残業のお願い

件名: 〇〇プロジェクト：残業のご協力のお願い

本文:

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

現在進行中の〇〇プロジェクトについて、〇〇の都合により、〇〇様にご協力いただき、残業をお願いしなければならない状況となりました。

〇〇様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、今回の残業は、プロジェクトの納期を厳守するために不可欠であり、〇〇様のお力添えがなければ実現できません。

残業時間につきましては、〇〇時間程度を想定しており、残業手当は別途支給させていただきます。

また、〇〇様の業務負担を軽減するために、〇〇のサポートをさせていただきます。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
〇〇

他部署への協力依頼

件名: 〇〇プロジェクト：〇〇部へのご協力のお願い

本文:

〇〇部 〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

現在進行中の〇〇プロジェクトについて、〇〇部の〇〇様にご協力いただきたく、ご連絡いたしました。

今回のプロジェクトでは、〇〇部の〇〇様がお持ちの〇〇の知識やスキルが不可欠であり、ぜひお力添えいただきたく存じます。

〇〇様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、今回の協力依頼は、プロジェクト全体の成功に不可欠であり、〇〇部のご協力がなければ実現できません。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、〇〇様にご相談いただけますよう、〇〇部 〇〇様にご連絡いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
〇〇

顧客へのクレーム対応のお願い

件名: 〇〇様からのクレーム対応のお願い

本文:

〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社〇〇の〇〇です。

〇〇様より、〇〇についてクレームがございました。

つきましては、〇〇様にご対応いただき、〇〇様にご納得いただけるよう、ご対応いただけますでしょうか。

〇〇様には大変ご迷惑をおかけいたしますが、今回のクレーム対応は、〇〇様との信頼関係を維持するために不可欠であり、〇〇様のご協力がなければ実現できません。

〇〇様のご負担を軽減するために、〇〇のサポートをさせていただきます。

ご多忙のところ大変恐縮ですが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。

株式会社〇〇
〇〇

さらに効果を高める！お願いメールのプラスアルファ

ここでは、お願いメールの効果をさらに高めるためのプラスアルファのテクニックをご紹介します。

上司の承認を得ていることを伝える

上司の承認を得ていることを伝えることで、相手はあなたのお願いに対して、より安心して向き合ってくれるでしょう。

例:

「本件につきましては、〇〇部長の承認を得ております。」

「〇〇部長からも、ぜひご協力いただきたいとの意向を受けております。」

代替案を提示する

代替案を提示することで、相手はあなたのお願いに対して、より柔軟に対応できるようになります。

例:

「もし、〇〇が難しい場合は、〇〇という方法もございます。」

「〇〇にご協力いただけない場合でも、〇〇についてご教示いただけると大変助かります。」

緊急性を強調する

緊急性を強調することで、相手はあなたのお願いを優先的に対応してくれる可能性が高まります。

例:

「本件は、〇月〇日までに〇〇する必要があり、大変急ぎの案件となっております。」

「〇〇の期限が迫っており、早急にご協力いただけますと大変助かります。」

お願いメールを送った後のフォローアップ

お願いメールを送った後は、適切なフォローアップを心がけましょう。

感謝の気持ちを伝える

お願いを聞き入れてもらえた場合は、感謝の気持ちを伝えましょう。
電話や直接会って伝えるのが理想ですが、メールでも十分に気持ちは伝わります。

例:

「〇〇様、先日は〇〇にご協力いただき、誠にありがとうございました。」

「〇〇様のお力添えのおかげで、〇〇を達成することができました。心より感謝申し上げます。」

進捗状況を共有する

お願いの進捗状況を共有することで、相手はあなたのお願いに対して、より安心感を持つことができます。

例:

「〇〇様にご協力いただいた〇〇について、現在の進捗状況は〇〇となっております。」

「〇〇様にご教示いただいた〇〇を参考に、〇〇に取り組んでおります。」

困っていることがあればサポートする

相手が困っていることがあれば、積極的にサポートしましょう。
困っていることをサポートすることで、相手との信頼関係を深め、今後も協力し合える関係を維持することができます。

例:

「〇〇様、何かお困りのことがございましたら、いつでもお気軽にお声かけください。」

「〇〇様にご協力いただいた〇〇について、何かご不明な点がございましたら、遠慮なくお申し付けください。」

まとめ：難しいお願いを成功させ、ビジネスを円滑に進めよう！

この記事では、難しいお願いを成功させるためのビジネスメールの書き方と、すぐに使える例文集をご紹介しました。
難しいお願いを成功させるためには、以下の3つのポイントが重要です。

相手の立場を理解する

Win-Winの関係を築く

感謝の気持ちを伝える

これらのポイントを意識して、あなたのビジネスを円滑に進めていきましょう！